دوره مدیر فنی بند ب

مدیرفنی باید با برنامه ریزی، سازماندهی و راهبری، کنترل و نظارت اهداف یک دفتر مسافرتی را پیش ببرد؛ اهداف دفتر خدمات مسافرتی عبارتند از:

۱٫ شناخت نیاز های مسافر

۲٫ ارائه راه حل درست برای رفع نیازهای گردشگر

۳٫ کسب رضایت مسافر و تلاش بر حفظ آن

۴٫ کسب درآمد از فروش و افزایش سود آژانس هواپیمایی

۵٫ نظارت بر اجرای ارایه خدمات توسط ایرلاین ها و هتل ها و مراکز خدمات

۶٫ تهيه برنامه در مشاركت كليه كانترهای فروش تور برای مسيرهای مختلف گردشگری داخلی و خارجی

برنامه ریزی به معنای تفکر پیشاپیش و پیش بینی راه حل های احتمالی آینده است. فرآیند برنامه ریزی می بایست در جهت اهداف کلی دفتر و در قالب چهارچوب و قوانین سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری باشد و شامل موارد زیر است:

شناسایی و تعیین بازارهای هدف جهت جذب گردشگر خارجی

شناسایی و تعیین مقاصد گردشگری مناسب و گشت های تخصصی

نحوه ارایه تبلیغات و بازاریابی و جلب مسافر

پیش بینی فروش و تعیین بودجه دقیق تور و بسته های سفر

تهیه بسته سفر و قیمت گذاری نهایی بر اساس شرایط بازار

سازماندهی به معنای فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز، ایجاد روابط کاری، مسئولیت ها و اختیارات به نحو مطلوب و موثر برای رسیدن به اهداف و با هماهنگی مدیر دفتر:

مدیریت کلیه ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی (شامل ارتباط با همکاران آژانس و کانترهای فروش تور)

آگاهی از کیفیت واحد های اقامتی و وسایل حمل و نقل

چگونگی اخذ ویزای کشورها از طریق تسلط کامل بر قوانین و مقررات انواع ویزای هر کشور

نحوه صدور بلیط و قوانین مربوط به انواع بلیط داخلی و خاجی

مدیریت ارتباط مناسب و سالم کاری با مسافرین و جلب رضایت آنها

از آنجائی که گزینش و بکارگیری افراد توانا، ساعی، دارای دانش و معلومات لازم در ارایه خدمات مطلوب به مشتریان و موفقیت آمیز بودن عملیات فروش به انتخاب و گزینش صحیح کارمندان فروش بستگی دارد لذا مدیران فنی می بایست با هماهنگی و نظارت مدیر نسبت به انجام موارد زیر اقدام نمایند.

گزینش و استخدام افراد مورد نیاز برای تکمیل نیروی انسانی قسمت فروش

فراهم نمودن امکانات لازم جهت آموزش کافی نیروی انسانی تحت سرپرستی

گماردن راهنمایان دارای کارت و با تجربه جهت همراهی تورها

به معنای اداره، مدیریت، راهنمایی و هدایت نیروهای تحت سرپرستی است با هماهنگی مدیر:

ایجاد ارتباط رسمی از طریق مکاتبات با کارگزاران داخلی و خارجی

ایجاد ارتباط رسمی از طریق مکاتبات با مدیران واحد های اقامتی و وسایل حمل و نقل

ارتباط با مدیران فنی سایر دفاتر خدمات مسافرتی و گردشگری جهت توسعه کار، تشکیل جلسات با پرسنل تحت سرپرستی و توجیه آنان در خصوص بخشنامه ها، دستورالعمل ها و راهنمایی کارکنان

توجیه پرسنل در ارائه اطلاعات صحیح و حقایق موجود به مسافر با صداقت کامل

آگاه نمودن کارکنان در توجیه مسافران از مقررات گمرک کشورها، محدودیت های ارزی، واکسیناسیون و قوانین بهداشتی گشورها و سایر موارد

به معنای اطمینان از اجرای سیاست ها و برنامه های سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری، ارزیابی عملکرد نیروهای تحت سرپرستی و مقایسه نتایج بدست آمده با نتایج مورد انتظار و بررسی علل مغایزت آنها:

کنترل گزارش فروش روزانه تورها

تهیه گزارش فروش تورها در پایان هر ماه با هماهنگی واحد مالی

کنترل و بررسی کیفیت اجرایی تورها از طریق تهیه و در اختیار قرار دادن فرم های نظرخواهی به مسافران که در پایان هر گشت جمع آوری و رسیدگی می شود

تهیه آمار گشت های برگزار شده، تنظیم و ارایه گزارش عملکرد به صورت ماهانه در فرم های مخصوص و ارسال به سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری به انضمام مدارک و مستندات مربوطه

نظارت بر ثبت نام و نحوه اجرای گشت ها

رسیدگی به شکایات واصله از نحوه ارایه خدمات به مسافرین با نظارت مدیر

انجام امور ارجاعی از طرف مدیر در رابطه با خدمات گردشگری

وظایف و تعهدات مدیران فنی با استناد به دستورالعمل تاسیس و نظارت بر فعالیت دفاتر خدمات مسافرتی و گردشگری

مدیرفنی به طور همزمان نمیتواند مدیرفنی بیش از یک دفتر بوده و موظف به حضور تمام وقت در دفتر می باشد. حضور دارنده پروانه یا مدیرفنی در دفتر الزامی است و در غیاب دارنده پروانه، مدیرفنی در اشخاص حقوقی عهده دار مسئولیت بوده و موظف به پاسخگویی به مراجع ذیربط خواهند بود.

مدیرفنی موظف است حسب درخواست کمیته فنی جهت ادای توضیحات در محل تشکیل آن حضور بهم رساند. درصورت احراز تخلف مدیرفنی در کمیته فنی، پروانه فعالیت آن به مدت سه ماه تعلیق و در صورت تکرار لغو و غیرقابل احیا میباشد.